Hva er et ERP-system og hvorfor er det viktig?

Hvorfor må man ha et ERP-system?

De funksjonsrike ERP-systemene har blitt et viktig verktøy for bedrifter i alle størrelser og bransjer i dagens hektiske forretningsmiljø fordi det bidrar til at bedriften systematisk forbedrer sine beslutninger, reduserer kostnader og øker produktiviteten.

Eksempel på hva ERP-systemene til Unit4 og RamBase dekker.

Fordelene med ERP:

En av de primære fordelene med et ERP-system er at det  gir en sentralisert oversikt over en bedrifts data som betyr at all viktig informasjon til et selskap, som finansdata, kundeinformasjon og lagernivåer, er lagret på ett sted. Dette gjør det enkelt for ansatte å få tilgang til informasjonen de trenger, når de trenger den. Det eliminerer også behovet for flere programvaresystemer, noe som sparer tid, senker lisensutgiftene og reduserer kostbare feil.

En annen viktig fordel med ERP er at det automatiserer repeterende oppgaver. Dette sparer virksomheter for mye tid og ressurser. Et ERP-system kan for eksempel automatisk generere fakturaer, spore lagernivåer og generere økonomiske rapporter. Dette frigjør ansatte til å fokusere på viktigere oppgaver, som kundeservice og produktutvikling.

Er systemet riktig integrert gir også ERP-systemer gode sanntidsdataanalyser. Dette betyr at bedrifter kan få tilgang til viktig informasjon, som salgstall og lagernivåer, i sanntid. Dette gjør at virksomheten kan ta mer informerte beslutninger om driften og forbedre sine prognoseevner. For eksempel, hvis et selskap ser at lagernivået begynner å bli lavt, kan det raskt bestille flere produkter for å unngå lageruttak.

Les også: Trenger ideelle organisasjoner et ERP-system?

Videre kan systemet hjelpe bedrifter med å forbedre kundeservicen. Ved å gi en sentralisert oversikt over kundeinformasjon, gjør ERP-systemer det enkelt for ansatte å få tilgang til kundedata, som kjøpshistorikk og kontaktinformasjon.

Dette kan hjelpe bedrifter til å tilpasse sin interaksjon med kunder og gi bedre service. I tillegg kan ERP-systemet automatisere prosessen med å sende fakturaer og spore betalinger, noe som kan forbedre effektiviteten i faktureringsprosessen.

Les også: Hvordan holde tid og budsjett ved ERP-implementering?

Til slutt så bidrar ERP-systemet til at man overholder regelverk. Systemet kan for eksempel generere økonomiske rapporter i tråd med skattelover og regnskapsforskrifter. Dette kan hjelpe bedrifter til å unngå kostbare bøter og bøter.

Hvilke ERP-systemer finnes det?

Det finnes en rekke ERP-systemer på markedet og et av de mest populære og kjente systemene er Unit4 ERP grunnet sin lange fartstid og alle Unit4 tilleggsløsningene man kan legge på toppen. Et annet populært ERP-system er RamBase, fordi det er skreddersydd for industriselskaper og grossister.

Når du kan velge et ERP-system bør man først se om det finnes noen gode løsninger som er skreddersydd for din bransje. Du bør også undersøke hvilke partnere som kan implementere, integrere og drifte løsningen for deg slik at man får et system som faktisk fungerer fra start.

Oversikt ERP-systemer på markedet:

• Unit4 ERP
• RamBase ERP
• Xledger
• SAP
• Infor
• Myproduction
• Microsoft Dynamics
• Netsuite
• Monitor

Hvordan velger man riktig ERP-system?

Det første trinnet i implementeringen av et ERP-system er å gjennomføre en grundig behovsanalyse. Dette innebærer å identifisere de spesifikke forretningsprosessene som selskapet ønsker å automatisere og forbedre, samt de spesifikke funksjonene og funksjonaliteten som kreves.

Behovsanalysen bør også inneholde en gjennomgang av virksomhetens nåværende systemer og prosesser, samt en vurdering av virksomhetens IT-infrastruktur og ressurser. Det er spesielt viktig å vurdere fremtidig skalerbarhet og om man ønsker en skybasert eller lokal løsning.

Når behovsanalysen er fullført, er neste trinn å finne riktig ERP-system som matcher resultatet. Dette innebærer å undersøke og evaluere ulike ERP-løsninger og leverandører, og velge den som best dekker selskapets behov og budsjett.

Hvordan implementere ERP-system?

Etter at et ERP-system er valgt, er neste steg å planlegge og designe implementeringen. Da må det lages en detaljert prosjektplan som skisserer oppgavene, tidslinjene og ressursene som kreves for å implementere systemet. Man må også lage en plan for tilpasninger, integrasjoner og testing.

For å lykkes med implementeringen er det kritisk å velge et konsulenthus som kjenner ERP-systemet det har valgt og kan stå for både prosjektledelse og gjennomføring. Har dere for eksempel valgt Unit4 ERP eller RamBase er Arribatec et godt valg for prosjektledelse og utførelse av implementering.

Neste trinn er å installere og konfigurere ERP-systemet, som inkluderer oppsett av systemets maskinvare og programvare, samt konfigurering av systemets innstillinger og parametere. Dette inkluderer også datamigrering, som innebærer å overføre data fra selskapets eksisterende systemer til det nye ERP-systemet.

Når alt dette er på plass er det tid for å lære opp sluttbrukerne på det nye systemet. Dette inkluderer å gi grundig opplæring i hvordan systemet skal brukes, samt gi støtte og bistand i overgangsperioden.

Til slutt testes ERP-systemet og startdatoen settes. Etter at systemet er live, må selskapet og den eventuelle sparringspartneren, overvåke og evaluere systemets ytelse, og gjøre eventuelle nødvendige justeringer eller forbedringer.

I tillegg bør regelmessig vedlikehold og oppgraderinger gjøres for å holde systemet oppdatert og kjører effektivt. Man bør for eksempel bestille regelmessig helsesjekk av ERP-systemet som gir en god pekepinn på hvordan systemet fungerer og hvilke forbedringspotensiale som finnes.

Totalt sett kan implementering av et ERP-system være en kompleks og tidkrevende prosess, men det kan også gi betydelige fordeler for en bedrift. Ved å automatisere og forbedre forretningsprosesser kan et ERP-system hjelpe din bedrift å bli mer effektiv, tilpasningsdyktig og  konkurransedyktig på markedet.

Oppsummering

ERP-systemer et viktig verktøy for bedrifter i alle størrelser og bransjer. Ved å gi en sentralisert oversikt over data, automatisere repeterende oppgaver og gi sanntidsdataanalyse, kan ERP-systemer hjelpe bedrifter med å administrere operasjonene sine mer effektivt. Dette gir bedre beslutningstaking, reduserte kostnader, forbedret kundeservice og overholdelse av regelverk. Som et resultat kan selskaper som investerer i et ERP-system få et betydelig konkurransefortrinn.

Ved å ha en konsulerende partner i ryggen er sjansen for å lykkes med ERP-implementeringen og få avkastning fra investeringen mye større. Arribatec er eksempel på en norsk ERP-partner som implementerer ERP-systemer, integrerer det med dine eksisterende systemer og tilpasser funksjonene og oppsettet til din bedrift. 

Det finnes en rekke ERP-løsninger på markedet, men vi kan anbefale spesielt Unit4 ERP og RamBase Cloud ERP.