Hvordan holde tid og budsjett ved ERP implementering?

8 tips for å oppnå en vellykket ERP-implementering: Slik unngår du prosjektoverskridelser med høyere kostnader enn budsjettert.

Vi vet at når ledere bestemmer seg for å gå i gang med et ERP-implementeringsprosjekt, er det alltid to spørsmål som dukker opp nesten umiddelbart:

• Hvor lang tid vil dette ta oss?
• Hvor mye vil dette koste oss?

Svaret er aldri helt svart-hvitt med to streker under, da det avhenger av kravene til din organisasjon.

I denne artikkelen ser vi på 8 tips å ta i betraktning for en vellykket ERP-implementering som unngår prosjektoverskridelser både i tid og penger.

1. Sett klare mål

Dette kan virke opplagt, men den eneste måten å holde seg til tidslinjen og budsjettet er å ha klare mål.

Målene bør være en blanding av nåværende smertepunkter og visjon, altså de fremtidige målene for virksomheten din. Å sette disse konkrete målene og kommunisere dem til alle som er involvert i implementeringen, vil gi klare signal for hva som forventes som et sluttresultat av ERP implementeringen.

Å ha klare mål vil også hjelpe deg med å velge riktig ERP-leverandør og implementeringsteam, som er kritisk for at organisasjonens lykkes.

2. Velg en backup for prosjektlederen

Det er ekstremt viktig å ha både en prosjektleder og en backup i teamet ditt. Prosjektlederen vil ta fult eierskap til prosjektet, mens backup-ansvarlig vil holde seg oppdatert fra start og være klar dersom prosjektleder ikke er tilgjengelig. Dette sikrer kontinuitet når hovedleder ikke er tilgjengelig, og beslutninger må tas raskt.

Ved å avklare en backup fra start øker man sannsynligheten for å holde tidsrammen selv når noe uanmeldt skjer – som det faktisk ofte gjør! Da sparer backup tid, kan ta steppe inn og ta informerte avgjørelser fra dag 1.

3. Velg en implementeringspartner som kjenner mulighetene i flere ERP systemer

Hvilket ERP system dere skal implementere er kanskje allerede valgt, men å velge en implementeringspartner med breddekompetanse som kjenner styrker og svakheter hos ulike ERP systemer kan gi et stort fortrinn.

Ved å velge en partner som jobber med ulike ERP systemer får du åpenhet rundt funksjonene fremfor en partner som pusher gjennom det ene systemet de kan. Arribatec jobber for eksempel med tre ulike ERP systemer for å kunne tilrettelegge for hver virksomhets unike behov og ønsker; Unit4 ERP, RamBase Cloud ERP og InfoShip.

4. Kartlegg forretningsprosesser

Nå som du har en prosjektleder, en backup og en implementeringspartner, bruk god tid på å samarbeide om prosjektplanlegging. Forretningsprosesser er enda viktigere enn programvare. Hvis løsningen ikke samsvarer med din drift eller mål, vil den være ubrukelig for din bedrift.

Ved å skrive ned alle detaljene for hver milepæl, samt mulige utfordringer og problemstillinger, unngår du store overraskelser senere i prosjektet. Husk at jo grundigere du er i planleggingsfasen, jo mer realistisk vil budsjett og tidslinjen være.

5. Unngå “scope creep”

Det som kanskje kan oversettes til “prosjektutvidelse” skjer når nye oppgaver eller nye funksjoner legges til etter hvert som implementeringen skjer, og flytter prosjektet bort fra de opprinnelige målene.

Scope creep, sammen med urealistiske forventninger, spiller en stor rolle i ERP-implementeringens tids- og budsjettspørsmål.

Nye ikke-kritiske funksjoner eller tilpasninger kan distrahere teamet ditt og dra ut tiden. Vær oppmerksom på “ikke-kritisk”, da prosjektomfanget noen ganger trenger justering underveis. Å ha på plass prosesser for å foreslå endringer og tydelige hovedmål, vil redusere denne fallgruven.

6. Involver konsulenter tidlig

Noen organisasjoner planlegger å implementere sine ERP-systemer selv og benytter eksterne konsulenter når prosjektet først har møtt på problemer, men ekspertisen som ERP-konsulenter vil tilføre fra start vil ikke bare unngå uforutsette utgifter (ved å ta med denne kosten fra start), men ofte redusere den totale kostnaden for hele implementeringen.

Å ha en velprøvd implementeringsmetodikk og konsulenter med flere referanser over vellykkede ERP-implementeringer for virksomheter som ligner på din, vil redusere risikoen for prosjektet ditt fra start til slutt, og sikre en implementering innen tid og budsjett.

7. Planlegg det uventede

Å ha beredskapsplaner på plass for godkjenninger og andre handlinger som er spesifikke personer eller interessenters ansvar, er et viktig aspekt i prosjektplanleggingen. Dette vil sikre at business-as-usual-forsinkelser ikke vil kompromittere eller påvirke prosjektets tidslinje.

8. Sørg for at teamet ditt er riktig opplært

Tren teamet ditt riktig og lag en god opplæringsplan. Å tillate treningstid pluss spørretid vil sette prosjektet ditt til suksess. Det er de som skal bruke programvaren, så de må vite hvordan de skal angripe det på riktig måte. Som et tips, ta opptak av hver treningsøkt som presenteres for bedriften din, slik at folk kan få tilgang til den senere ved behov, pluss at den kan brukes i opplæring til fremtidige talenter som ansettes i bedriften din.

En vellykket ERP implementering

Hvis du følger tipsene ovenfor, vil organisasjonen din være rigget for suksess og å unngå prosjektfeil. Det er også viktig at du velger et implementeringsteam som forstår virksomheten din og er klar til å jobbe hånd i hånd med dine folk.

Vårt team av erfarne ERP-konsulenter med eksperttilnærming til implementering, har en høy grad av fullføring i tide og på budsjett. Dette støttes av våre kunders anmeldelser i Raven Intelligence, en uavhengig tredjepart som gir ærlige prosjektanmeldelser. Vi rangeres til 4,9 av 5 stjerner som den best rangerte Unit4-implementeringspartneren.