Nytt økonomisystem for Leicestershire Police
Leicestershire Police og Derbyshire Police hadde forpliktet seg til å samarbeide på tvers av operasjonelle og forretningsfunksjoner. De to styrkene hadde allerede et felles HR-servicesenter og lønnsteam, men nå trengte Leichestershire et nytt økonomisystem. Hvordan ivaretar man samarbeidet i en slik case?
Leicestershire Police brukte tidligere Sage Line 500 som ERP-system og beslutningen om å implementere et nytt økonomisystem var basert på målet om å øke kapasitet, evne og effektivitet hos innkjøps- og økonomiteamene gjennom automatiserte arbeidsflytfunksjoner og dokumenthåndtering.
Arribatec stod for implementeringen av det nye økonomisystemet Unit4 Finansiell Planlegging og Analyse (FP&A) for Leichershire Police.
Hvordan vi gikk frem:
Prosjektet ble utført som ‘assistert implementering’ som betyr at de ansatte i Leicestershire-politiet foretok det faktiske oppsettet av det nye systemet. Denne tilnærmingen fokuserte på kunnskapsoverføring fra Arribatec sine konsulenter til deres egne ansatte og var designet for å fremme selvtillit.
Vi gikk for en strukturert implementeringsmetodikk, ved bruk av Arribatec Integra Structured Implementation Methodology (ISIM). Dette er en velprøvd metodikk basert på beste praksis, som Arribatec UK har brukt med suksess med andre kunder. Metoikken er basert på en strukturert «fossefall»-tilnærming med definerte stadier, identifiserte leveranser, underbygging av eierskap og autorisasjon.
Resultatet: umiddelbare gevinster under budsjett og på tiden
Prosjektet ble levert innen tidsrammen og under budsjett hvor alle prosjektmålene identifisert i planleggingsfasen ble oppfylt.
Integrert arbeidsflytsystem har erstattet de tidligere manuelle prosessene og papirsystemene, med dokumenthåndtering som reduserer behovet for lagring. Innkjøpsmodulen gav også effektivisering av forretningsstøtte.
Basert på kundeundersøkelsen utført ved prosjektets avslutning, mente Leicestershire Police’s prosjektteam og prosjektstyret at:
- Prosjekttilnærmingen fungerte veldig bra i alle stadier av livssyklusen.
- Arribatec-konsulentene samarbeidet veldig godt med prosjektteamet.
- Testproblemer/feil funnet ble effektivt administrert og løst.
- Det var en sømløs overgang fra Sage Line 500 til det nye Unit4 ERP-systemet.
Gevinstrealisering var også en viktig del av prosjektet forklarer Arribatec’s prosjektleder, Andrew Smith-West;
– «Vi sikret fra start at alle forventninger, både taktiske og strategiske, ble definert og planlagt. Disse gevinstene ble deretter nøye fulgt opp i gjennom hele prosjektet. De begynte å se fordelene umiddelbart etter at de gikk live.»
Tilbakemelding fra brukerne: brukervennlig, papirfritt og tidsbesparende
«Ved å implementere Unit4 FP&A har vi fått et brukervennlig system som scorer høyt på funksjonalitet, automatisering og administrasjonsinformasjon.»
– Ruth Gilbert, Økonomisjef, Leicestershire Police Force
En undersøkelse for økonomi- og innkjøpsavdelingene utført rett etter implementeringen viste at brukerne allerede så en betydelig forbedring i systemet og identifiserte en rekke fordeler.
Over 88 % av brukerne som tok undersøkelsen svarte
at systemet er veldig brukervennlig.
«Vi har fått et raskere system som er enklere å bruke enn det vi hadde før. Grensesnittet er mer tilpasningsdyktig og det er raskere å trekke ut og tolke informasjon.”
– Anonym nøkkelbruker
«Nå har vi mye mindre papir å holde styr på. Det er enkelt å hente dokumenter og behovet for å lete gjennom fysiske papirer er borte, noe som gir raskere respons. Alt sendes via e-post, noe som resulterer i et mer effektivt system. Alt dette sparer tid!»
– Anonym nøkkelbruker
Samarbeid med Derbyshire Police:
Før prosjektet startet hadde øverste ledelsen i Leicestershire- og Derbyshire-styrkene forpliktet seg til å samarbeide på tvers av både operasjonelle og forretningsstøttefunksjoner for å drive ytterligere kostnadsbesparelser, effektiviseringer og tette finansieringshull i årene fremover.
De to styrkene hadde allerede et felles HR-servicesenter og lønnsteam. Leicestershire var derfor ute etter å bygge videre på denne ordningen og utvide samarbeidet til IT-system og økonomistyring.
Derbyshire Police var allerede Unit4-bruker og kunde av Arribatec. Derbyshire’s finanssjef, Daniel Fern, var engasjert i løsningsdesignet gjennom hele prosjektet for å sikre beste praksis basert på deres erfaringer som Unit4-brukere. Dette var medvirkende faktorer til suksessen til prosjektet.
Konsulenter innen ERP, HR og økonomi
I tillegg til Leicestershire og Derbyshire police, har Arrbatec fullført utrullingen av Unit4 Planner for Devon & Cornwall Police, samt utviklet og implementert et generisk grensesnitt rundt vaktlister for South Wales Police Force.
Arribatec ser på samarbeid som en kritisk forretningsdriver for politistyrker og nødetater, men erkjenner at samarbeid ikke bare skjer; det krever arbeid og engasjement for å etablere.
Konsulentene i Arribatec er i stand til å tilby uavhengig rådgivning for å gjøre det mulig for beredskapsorganisasjoner å bli enige om et felles road map og sikre at de nå sine mål innenfor avtalt prosjektramme.
