Styrker HK-dir med bedre verktøy for organisasjonsutvikling
Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (HK-dir) er en sentral enhet under Kunnskapsdepartementet med ansvar for høyere utdanning, fagskoleutdanning og Norges kompetansepolitikk. Da deres kontrakt med Arribatec skulle fornyes, måtte HK-dir gå ut i en offentlig anbudsrunde. Denne gangen med flere krav enn tidligere.
De ønsket en systemløsning for virksomhetsstyring som både kunne støtte kvalitet- og risikostyring samt planlegging, budsjettering og rapportering.
Direktoratet trengte en løsning som kunne møte både strategiske og operasjonelle krav, og Arribatec foreslo QualiWare for virksomhetsarkitektur og prosesstyring, i kombinasjon med Hypergene for operasjonelle og økonomiske planleggingsfunksjoner. Denne systemløsningen sikret ikke bare kontrakten, men la også grunnlaget for et langsiktig samarbeid.
Arribatecs ekspertise var nøkkelen i HK-dirs vellykkede implementering av de to systemene i november 2022.
QualiWare: Klarhet og samarbeid
QualiWare ble hjørnesteinen for digitalisering av bedriftsinformasjon. Det ga HK-dir mulighet til å visualisere sammenhengen mellom kritiske nøkkelområder i virksomheten. Ledelsen kunne enkelt få oversikt over styringsinformasjon, mens operative team kunne bidra med innspill. Dette fremmet bedre beslutninger og samsvar med strategiske mål. QualiWare bidro også til å bryte ned siloer og styrke samarbeidet på tvers av organisasjonen.
Hypergene: Effektiv planlegging og økonomistyring
Hypergene ble valgt for å ta systemløsningen til neste nivå, integrert med en databaselink-basert integrasjon til Unit4 ERP og en filbasert integrasjon til SAP med daglige oppdateringer av økonomidata. Systemet inkluderte moduler for strategisk planlegging, budsjettering, prognoser og analyser, noe som effektiviserte både økonomistyring og operativ planlegging. Brukervennlig grensesnitt og standardiserte rapporter sikret at systemet møtte offentlige krav og sparte ressurser. Planer om å implementere ytelsesrapportering og KPI-moduler i 2024 vil gi ytterligere innsikt.
Samarbeid som nøkkel til suksess
Samarbeidet mellom to av ekspertiseteamene i Arribatec, EA&BPM (Qualiware) og Business Services (Hypergene), var avgjørende for prosjektets suksess og teamene jobbet tett sammen med kunden for å tilpasse systemløsningen.
QualiWare håndterer det strategiske nivået, og gjorde det mulig for HK-dir å samordne sin visjon, misjon og avdelingsmål samt gi et rammeverk for styring og beslutningstaking. Hypergene tar seg av det operative nivået med effektivisering av økonomistyring, oppgaveplanlegging og compliance-rapportering.
«Ved å kombinere QualiWare og Hypergene har vi betydelig forbedret vår operasjonelle effektivitet og beslutningsprosesser. Innsikten og klarheten vi har fått, har vært uvurderlig for å justere våre mål og sikre samsvar. Arribatecs kompetanse og samarbeid har vært avgjørende for prosjektets suksess,» sier Hroar Haugsand, seniorrådgiver i HK-dir, som har jobbet tett på prosjektet.
Fordelt ansvar i prosjektet mellom Arribatec sine team og kunden
Det var en delt forståelse av prosjektledelsesansvar på tvers av alle parter for å sikre fremgang. Selv med begrenset budsjett, sørget god koordinering mellom HK-dir og de to teamene for en smidig implementering. Prosjektet startet i 2022, og systemene var i full drift innen utgangen av 2023.
Resultater: Økt effektivitet og bedre styring
HK-dir har nå en strategisk og operativ risikoforståelse som hjelper dem med å håndtere usikkerhet proaktivt. Årlige planleggingshjul og revisjonsplaner fremmer samsvar, mens oppgavestyring optimaliserer ressursbruk. Budsjetteringsverktøy sikrer økonomisk disiplin, og rapporteringsfunksjoner forenkler kommunikasjon med staten, noe som både sikrer fremtidig finansiering og dokumenterer økonomisk etterlevelse.
«Samarbeidet med Arribatec var et klokt valg», understreker Haugsand – «deres bransjekunnskap og tekniske ekspertise var uvurderlig for å hjelpe oss med å nå våre forretningsmål. Samarbeidstilnærmingen sørget for at våre behov ble møtt i alle faser av prosjektet, fra første planlegging til støtte etter implementering.»
Et langsiktig partnerskap
Denne suksesshistorien viser hvordan Arribatec kan kombinere strategiske og operasjonelle løsninger på tvers av ekspertiseteam for å møte skiftende behov. Det fremhever også viktigheten av å utnytte skreddersydde verktøy og ekspertise for å møte kravene fra offentlig sektor. Prosjektet legger grunnlaget for innovasjon og utvikling, samtidig som det styrker HK-dir’s fokus på risikohåndtering og organisatorisk effektivitet.
«Vi er sikre på at vårt partnerskap med Arribatec vil fortsette å drive vårt mål om fortreffelighet i våre interne styringsprosesser,» avslutter Haugsand.
