Norges Forskningsråd forbedret det daglige arbeidet i Unit4 med Arribatecs Web Screen Configurator
Hos Norges forskningsråd brukes Unit4 av rundt 440 aktive brukere i hele organisasjonen. Det betyr at selv små utfordringer i de daglige skjermbildene kan påvirke mange.
Over tid innså Forskningsrådet at standardløsningene i Unit4 ikke var tilstrekkelige for måten de jobbet på. Brukerne måtte huske regler, rette opp feil og bruke tid på å kontrollere eget arbeid. De ønsket at systemet skulle støtte brukerne bedre og forebygge feil.
Valg av Arribatecs Web Screen Configurator
For å løse dette valgte Forskningsrådet Arribatecs Web Screen Configurator (WSC) for Unit4.
Med WSC kunne de tilpasse skjermbildene til sin egen økonomimodell, interne begreper og daglige rutiner. Målet var tydelig: gjøre systemet enklere å bruke og hjelpe brukerne med å gjøre ting riktig første gang.
– «Skjermbildene er enklere å bruke, og datakvaliteten er bedre.»
Bedre fakturagodkjenning
Et av de første områdene de tok tak i var fakturagodkjenning (TFI004).
Skjermbildet ble oppdatert i tråd med Forskningsrådets økonomiske struktur. Konteringsdimensjonene ble omorganisert, og enkelte verdier fylles nå ut automatisk. Kun gyldige kontoer og mva-koder kan velges.
Dette gir brukerne tydelig veiledning underveis og reduserer risikoen for feilkontering. Endringene har gjort godkjenningsprosessen tryggere og mer konsistent.
Timeregistrering tilpasset hverdagen
Den største effekten kom i timeregistrering (TTS025), det mest brukte skjermbildet i Unit4 hos Forskningsrådet.
Med WSC ble skjermbildet tilpasset etter hvordan de faktisk registrerer timer:
- Egne begreper brukes
- Kolonner er sortert etter den daglige arbeidsflyten
- Ubrukte kolonner er skjult
- Kolonnenavn samsvarer med Forskningsrådets terminologi
- Kun gyldige verdikombinasjoner kan velges, ved hjelp av søk under skriving
Brukerne ser nå et ryddig skjermbilde som gir mening for dem.
– «Timeregistreringen samsvarer nå med hvordan vi faktisk fører timer.»
Resultatet for brukerne
Etter innføringen av Web Screen Configurator så Norges forskningsråd tydelige resultater: Skjermbildene er lettere å forstå, det oppstår færre feil, og brukerne bruker mindre tid på å rette dem. Viktigst av alt – brukerne er positive til endringene.
Hilde Skaslien, løsningsarkitekt i Norges forskningsråd, oppsummerer erfaringene slik:
– «Arribatec Web Screen Configurator har fungert veldig godt for oss. Vi har kunnet tilpasse Unit4 til vår måte å jobbe på, i stedet for at brukerne må tilpasse seg systemet. Skjermbildene er tydeligere, reglene er bygget inn og risikoen for feilkontering er mye lavere. Brukerne våre er fornøyde med endringene, og det har gjort hverdagen enklere for mange i organisasjonen.»
Ved å ta i bruk Arribatec Web Screen Configurator for Unit4 har Norges forskningsråd forbedret hvordan brukerne jobber i systemet. Tydeligere skjermbilder, bedre kontroller og en løsning som passer deres behov har gitt høyere datakvalitet og mer fornøyde brukere.
