For mye data og for lite styring?

I en verden fylt til randen med informasjon, hvordan kan bedrifter utnytte overfloden av data til å forbedre si strategi og eksekvere på denne?

Vi oversvømmes av data – hele 2,5 millioner terabytes skapes daglig – men til tross for denne enorme informasjonsmengden, så sliter mange virksomheter med å omgjøre denne informasjonsflommen til relevant styringsinformasjon.

Om man ikke klarer å identifisere hva som er relevant informasjon blir dette bare «støy» og vi har i hvert fall ingen «grunnmur» av informasjon vi kan bygge våre strategier på. I verste fall går vi i feil retning fordi vi misforstår hva alle våre terabyte med data forteller oss.

Endringer i næringslivet drives av ny teknologi og skjer raskt. Virksomheter som ikke følger med, risikerer å bli uaktuelle og rett å slett forsvinne.

Den gode nyheten er at virksomheter som sliter med strategisk planlegging og styring kan ved hjelp av gode digitale verktøy finne svar og styringsinformasjon i denne informasjonsmengden. Slik at de kan stake ut riktig «kurs» og ta bedre beslutninger, som er basert på forståelig informasjon og data som gjør det enklere og sikrere å ha en rask endringstakt og lykkes i en stadig mer krevende verden.

Kronikkforfatter Lars Hugo B. Olsen er leder for Arribatec BI & Analytics og har lang erfaring med utfordringer knyttet til styringsinformasjon.

Hvordan håndtere informasjonsflommen?

Det å ikke se skogen for bare trærne er et gammelt ordtak som passer bra i denne sammenhengen. Vi har rett og slett så mye data (eller trær) at vi ikke ser den store helheten (altså skogen) når vi står midt inni den.

Hvis vi kan ha en smartere håndtering av informasjonsflommen så kan vi bygge et «fundament» eller en dataplattform med styringsinformasjon.

Vi setter retning for virksomheten igjennom en visjon og strategi, så operasjonaliseres denne strategien ved hjelp av nøkkeltall og klare mål. Deretter trengs en handlingsplan for hvordan målene skal nås.

Skal det jobbes effektivt og rasjonelt med styringsinformasjon og data knyttet til operasjonalisering av strategi og mål, bør en ha et styringssystem som effektivt støtter opp under handlingsplaner. I gjennom automatisering av datainnsamling, strukturering av data og visualisering av data, så vi får et klart bilde av hvordan vi ligger an i forhold til målsettingene.

Systemstøtten

Virksomheter har som regel et sett med mål og visjoner i et strategi- eller styringsdokument som skal sette en klar retning for virksomheten. Det kan ofte være en utfordring å konkretisere dette i tiltaksplaner og løpende måle hvordan virksomheten ligger an og ikke minst justere «kursen» hvis en finner det nødvendig.

Det å omdanne et mål til en plan som så skal bli til handling er utfordrende og tidkrevende, men det finnes flere typer systemer som kan forenkle veien til målet:

• Business Intelligence systems (BI)
• Corporate Performance Management systems (CPM)
• Enterprise Performance Management systems (EPM)
• Financial planning and analysis (FP&A).

BI-systemer er som regel rapporteringssystem som gir brukeren innsikt eller i beste fall styringsinformasjon, mens CPM, EPM og FP&A systemer åpner for å endre eller legge inn data og igjennom dialog gi en bedre forståelse av dataene.

BI-systemer og tradisjonelle rapporteringsverktøy støtter som regel ikke muligheter for registrering av data fra sluttbrukere, kalkulering av drivere eller arbeidsflyter som sikrere involvering av medarbeider og ledere. Et velfungerende styringssystem med automatiske integrasjoner er avhengig av å ha slik funksjonalitet for å få samarbeid mellom mennesker og systemene til å fungere smidig.

Neste nivå: XP&A styring

Virksomhetsledere ønsker naturlig nok en mer helhetlig tilnærming til styringsarbeidet der det jobbes med planlegging, KPI, mål og strategier i en bredere kontekst. Et bredere datagrunnlag – altså et mer komplett «bilde» – gjør at vi kan styre våre virksomheter med større presisjon og ta bedre avgjørelser når vi har et grunnlag å basere oss på.

Det er her «utvidet planlegging og analyse» eller «extended planning and analysis» (XP&A) kommer inn.

Hva er XP&A?

XP&A står for “extended planning and analysis” og er en stadig mer populær tilnærming til virksomhetsstyring. XP&A kombinerer det beste fra BI, CPM, EPM og FP&A- verktøyene med et bredere og dypere datagrunnlag. En kombinasjon av finansielle og ikke-finansielle data for en mer helhetlig forståelse av virksomhetene.

Ikke-finansiell data kan være kundedata (CRM), markedsinformasjon og operasjonelle datastrømmer fra produksjon osv.  som kombineres med økonomiske data.

XP&A systemene legger også forholdene til rette for samarbeid på tvers av funksjoner og «siloer» i større virksomheter. Når alle har «sine» data som de kan påvirke, og som er viktig for deres del av virksomheten i et felles system, så åpnes det for gode dialoger på tvers av avdelinger og forretningsområder. Dette gir igjen bedre beslutningsgrunnlag for å styre virksomheten mot de målene som er fastsatt i strategien.

Lars Hugo nevner vektlegging av samarbeid på tvers av funksjoner som en viktig faktor for bedre beslutninger og måloppnåelse.

Hvorfor XP&A?

XP&A gir mer presis styringsinformasjon ved at beslutningstakere får et bredere bilde av hvordan virksomheten levere i forhold til strategien. Det er også enklere for ledere og identifiserer muligheter og risikoer når de har et mer komplett bilde dvs. «de ser skogen og ikke bare trærne».

XP&A systemene leverer denne innsikten ved å integrere data fra flere kilder rundt om i virksomheten og bruke avanserte analyseteknikker som prediktiv modellering, kunstig intelligens (KI) eller maskinlæring (ML) og samtidig ha god funksjonalitet for brukervennlig involvering av medarbeidere og arbeidsflyt. 

Om du ønsker å lære mer om hvordan dere konkret kan utnytte XP&A kan du kontakte Arribatec her.

Menneskelig involvering i teknologi

Teknologien utvikler seg raskt, men trenger en menneskelig «hånd» for å fungere best mulig. Selv populære verktøy som ChatGPT skaper ikke alltid korrekte eller gode nok svar. Dette kan være på grunn av mangler i datagrunnlag eller feil i de dataene som modellen bygger sine svar på.

Intelligent datahåndtering handler om innsamling, organisering (modellering), analyse og presentasjon av informasjon. Når vi som brukere har gode systemer og gis forutsettinger for å forstå det systemene presentere, kan vi få innsikt og styringsinformasjon som vi kan utnytte for å ta bedre strategiske beslutninger.

Ved å kontinuerlig vurdere våre strategier på bakgrunn av kunnskap som nye data gir oss, kan vi styre våre virksomheter i riktig retning – raskere og smidigere – i en verden der endringer skjer i en stadig hurtigere takt.

Det er i grensesnittet mellom teknologi og mennesker at Arribatec sin spisskompetanse kommer inn. Konsulentene våre jobber daglig med selskaper som ønsker å bli mer datadrevet, ta bedre beslutninger og nå målene sine raskere. Her kobles strategier, planer og mål sammen med systemer og mennesker.

Oppsummering

Virksomheter som sliter med å utnytte data og få god styringsinformasjon må finne mer intelligente måter å håndtere og analysere dataene på før de kan jobbe datadrevet og ta gode beslutninger i den operasjonelle og strategiske styringen.

XP&A en mer altomfattende og bred tilnærming til styring, planlegging og analyse som bidrar til at virksomhetene kan ta bedre beslutninger og ligge i forkant av utfordringer.

XP&A en mer altomfattende og bred tilnærming til styring, planlegging og analyse.

AI og de store teknologiske fremskrittene vi har sett innen dette området tar ikke ansvaret bort fra oss som beslutningstakere, menneskelig vurdering og involvering vil fortsatt være avgjørende for å sikre at riktige beslutninger blir tatt i en datadrevet virksomhet.

Få hjelp til å bli mer datadrevet og ta bedre beslutninger

Våre konsulenter er spesialister innenfor fagområdene XP&A, CPM, BI og planlegging. Vi kombinerer denne kompetansen med forståelse for deres operative behov og hvilken verdi som kan skapes ut av innsikt ved hjelp av data.

I Arribatec vi er vi opptatt av at den menneskelig vurdering må med, før vi kan sette «to streker under svaret». Ta kontakt her for en uforpliktende prat.