Excel i produksjonsbedriften: Når er det på tide å vurdere ERP?

Alle har et eller annet Excel-ark

Alle elsker Excel. Det er allsidig, fleksibelt og ganske enkelt å bruke. Derfor finner du en rekke Excel-ark uansett hvilken del av virksomheten du analyserer: salg, planlegging, innkjøp, produksjon, økonomi og kvalitet. Selv om regneark har sine begrensninger, venner man seg fort til det og lager «workarounds» som fungerer tålig greit. Men under overflaten skjuler det seg store utfordringer, og enda større muligheter. Når kjærlighetsrusen legger seg og virkeligheten slår inn i hverdagen, kjenner mange på et ambivalent elsk-hat-forhold til Excel.

Når Excel blir en flaskehals 

Etter hvert som virksomheten vokser, kan Excel fort bli en flaskehals og vekstbrems, dersom det brukes til noe det ikke er dimensjonert for. Det er det minst fem grunner til: 

• Manuelle feil og tapte penger: Der det finnes regneark med formler, finnes det rom for feil. Det kan oppstå feil i lagerbeholdning, feilaktige kalkyler, krøll i kundedialogen og tapte salgsmuligheter.
• Tidkrevende og ineffektivt: De ansatte bruker for mye av sin tid på å oppdatere og kontrollere regneark (og oppleve usikkerhet rundt utdaterte versjoner) i stedet for å skape verdi.
• Manglende sanntidsdata: Excel viser dessuten bare historiske data. Du får ikke sanntidsdata som viser nåsituasjonen for lager, leveranser, produksjon og økonomi. Det gjør det nærmest umulig å ta raske og informerte beslutninger.
• Dårlig samarbeid og silotenkning: Når folk i flere avdelinger jobber i samme ark samtidig, blir det lett dobbeltarbeid, misforståelser og treg informasjonsflyt mellom avdelinger. Den nye kolonnen du la inn i går, kan plutselig være borte. Man må inn i eventuell historikk på hva annet som er endret, hvem som gjorde det og finne årsaken. Lite verdi i dette.
• Vanskelig å skalere: Jo mer virksomheten vokser, jo mer eser Excel-arkene ut i kompleksitet og omfang. Og jo flere som jobber i dem, jo større er sjansen for manuelle feil. Til slutt er man ekstremt avhengig av den ene excel-guruen som plutselig blir helt uerstattelig. Dette påvirker sårbarheten til selskapet og er helt unødvendig.  

Utfordringene vi ser går igjen i produksjonsbedrifter 

Som rådgiver har jeg i snart 15 år sittet rundt bordet med bedrifter som ønsker å effektivisere forretningsprosesser. Det har vært bedrifter i alle slags bransjer, men den seneste tiden har det vært hovedfokus på produksjonsbedrifter, sammen med flinke fagfolk på leveranse hos oss.  Uansett om kundene er lokalisert i en fjord på Vestlandet, langs kysten i nord, eller langs en motorvei på Østlandet, har de mange utfordringer til felles når de skal effektivisere ERP-prosesser. La oss se på hvordan de utarter seg i de ulike delene av verdikjeden, for virksomheter som bruker Excel eller andre manuelle eller underdimensjonerte løsninger.  

Dataflyt fra design til salg 

For de som designer produkter, eller mottar underlaget fra kunde i et CAD/PDM-system kan dataflyt og påfølgende versjonsendringer kreve unødvendige manuelle registreringer i ERP. I mange tilfeller mangler en god integrasjon. Dette gjør at vedlikeholdet av BOM-strukturer og utabeidelse av korrekte salgskalkyler kan være tid- og ressurskrevende, noe som til slutt kan påvirke forutsigbarheten inn i produksjonen og til slutt selve kundeopplevelsen.  

Estimater mot etterkalkyler 

Kalkyle er et anslag, mens etterkalkyle er resultatet. Mange har kanskje oversikt over total omsetning og varekost på ordre, men sliter med løpende detaljfangst når de skal sammenligne estimat med faktisk resultat. Hvor forsvinner marginene; Er det i salgspris, kostpris, tids- og materialforbruk, effektivitet hos operatører eller i manuell dokumentasjon? Det å kunne følge kostnadsutviklingen underveis i leveransen er nyttig, og uten denne innsikten blir det vanskelig å optimalisere bl.a. salg og produksjon.   

Materialbehov, innkjøp og lager 

Mangler man kontroll på materialbehovet sitter man fort enten med et overfylt- og dyrt lager eller manglende leveringsdyktighet til kundene. Det som gjør dette spesielt utfordrende for produksjonsbedrifter er at materialbehovet stammer fra flere kilder (salg, produksjon, minimumslager, prognoser etc.) hvor det også stadig kan skje endringer. Uten systemstøtte for dette vil det være vanskelig med kundedialog, samt i å justere- og forbedre disse prosessene.   

Produksjonsplanlegging 

For å vite om du kan levere til rett tid, må du ha innsikt i kapasitet, ledetider, ordrer, materialbehov og prioriteringer. Det krever oversikt over både stykklistene (BOM) og routingen – altså hva som skal gjøres, i hvilken rekkefølge og på hvilke maskiner/ressurser basert på kapasitet. Mange mangler dataflyt og oppdatering på tvers av systemene, noe som gjør det vanskelig å planlegge presist. IoT og sanntidsdata er tilgjengelig for mange, men utnyttes sjelden til sitt fulle potensial. 

Produksjon 

Operatørene skal levere iht. leveringstider, med riktig dokumentasjon (f.eks MRB-krav fra kunder) og sporing. Endringer underveis i forbruk og på ressurser må fanges opp – men dette skjer sjelden systematisk nok og dermed blir kontinuerlig forbedring vanskelig. 

Dokumentasjonskrav og sporbarhet 

Produksjonsbedrifter møter ofte strenge krav til kvalitet og sporbarhet gjennom hele verdikjeden, fra materialer til ferdig produkt. Likevel lagres måledata, toleranser og avvik ofte i separate Excel-ark eller på papir, noe som gjør det krevende å samle dokumentasjonen effektivt i ettertid. Sporbarheten tilbake til eksempelvis batch-/serie-/heatnr og varemottak burde vært dokumentert på et mer detaljert nivå i ERP-systemet. Det ville gitt bedre kontroll, høyere kvalitet og mindre risiko ved revisjoner eller kundeavvik. 

Økonomi og rapportering 

Når nøkkeltall hentes fra ulike systemer, regneark og via manuelle rutiner, kan rapporteringen bli både tidkrevende og vanskelig å kvalitetssikre. Uten en helhetlig oversikt blir det mer krevende å følge med på marginer, verdiskaping og samsvar mellom bestilling (PO), varemottak og faktura. 

Gevinster ved å gå fra Excel til et fremtidsrettet ERP-system 

Det finnes i dag profesjonelle ERP-systemer som er spesielt utviklet for produksjonsbedrifter, bygget på erfaringene fra virksomheter som ligner din. RamBase ERP er ett av dem. Fordelene med å ta steget fra regneark til denne typen ERP-løsning er mange, men noen av de viktigste er disse:   

• Du får sanntidsdata på tvers av hele virksomheten – fra salg til produksjon og økonomi, i én og samme plattform. Du slipper manuell punching og kan automatisere mange prosesser fra ordre til betaling. Alle bedrifter ønsker «å gjøre mer med de ressursene man har» (les: bli mer effektive).
• Du får kontroll. Sporbarhet. Innsikt. Og du standardiserer prosesser, slik at kunnskapen forblir i virksomheten, ikke hos enkeltpersoner (folk kommer og går – det vil de alltid gjøre).
• Sikkerheten er høyere, takket være skyleverandørens investeringer i blant annet kryptering, overvåking og backup.
• Systemet vokser med deg. Det utvikles løpende, basert på kundenes behov og markedets endringer. Og ja, det inkluderer også støtte for økt bruk av kunstig intelligens (AI). Det betyr at du er rustet for fremtiden og du slipper følelsen av å ikke henge med i tiden.  

Oppsummert 

Excel er fortsatt limet som holder mange produksjonsbedrifter sammen. For mange har det begynt å rakne litt i kantene. Et moderne ERP-system kan gi bedre oversikt, mer forutsigbarhet og mindre manuelt arbeid, men det betyr ikke at én løsning passer for alle. 

Det viktigste er å være ærlig med seg selv: Hindrer dagens verktøy dere i å jobbe slik dere egentlig ønsker? Da kan det være på tide å løfte blikket og ta steget ut i et profesjonelt ERP-system, laget for industrien.  

Hva med tidspunktet? Det passer aldri bra, men konsekvensen av å ikke gjøre noe og fortsette som før har virkelig sin kost det også. Du vet bare ikke hvor stor den egentlig er. 

Kanskje fordi du jobber for mye i Excel.