Den beste virksomhetsstyringen er den du ikke ser 

Jeg møter stadig ledergrupper som bruker mye tid på virksomhetsstyring uten at det egentlig hjelper dem å styre virksomheten i riktig retning. Den beste virksomhetsstyringen er den som er automatisert, den du ikke legger merke til, den bare fungere og gir oppdatert styringsinformasjon. Da kan ledergruppen konsentrere seg om veien som ligger foran dem i stedet for å se i bakspeilet. 

Ubrukelige dashboards 

Få ting ser mer proft ut enn et fargerikt dashboard. Søyler og kakediagrammer, grafer som klatrer pent mot høyre. Alt kan være helt korrekt og likevel … helt ubrukelig. 

Altfor mye virksomhetsrapportering er egentlig en avansert obduksjon.  

«Omsetningen falt fordi salget var svakt.»  

Takk for oppklaringen! Å forklare et avvik når måneden er omme er lett. Ledelse handler om å se det komme mens du fremdeles har handlingsrom, og gjøre noe med det.  

Og da trenger du ordentlig styringsinformasjon. 

Hva er virksomhetsstyring? 

Kort sagt er det hvordan en organisasjon setter seg mål, følger med på om den er på vei dit og justerer kursen underveis. 

Dette hadde jeg en god prat om med Per Løkstad i podkasten Ta styringa. Per har bygget opp virksomhetsstyringen i Arbeidstilsynet, og har svart belte i faget etter snart tre tiår med økonomi- og virksomhetsstyring.  

Filosofien hans er enkel: systemet må være enkelt å bruke! Mål og KPI-er må være enkle å forstå. Er det for vanskelig er det som regel fordi noe skurrer og vi har gjort en dårlig jobb med system eller prosess.  

Per lener seg på mål- og resultatstyring, metodikken fra DFØ som staten selv styrer etter og ønsker at virksomhetene skal bruke. Men nøkkelen er å gjøre vanskelige ting enkle nok til at folk faktisk bruker dem. 

Til syvende og sist koker det ned til ett spørsmål: har det vi gjør ønsket effekt? 

Se avviket i tide 

Et av de viktigste verktøyene i virksomhetsstyring er prognosen. Vet en tjenesteytende virksomhet allerede i april at pipeline og kapasitet peker mot en faktureringsgrad på 72 prosent i mai, har ledelsen hele april på seg til å ta grep. Oppdager du det først i juni-rapporten, gjenstår bare å skrive avviksforklaringen. 

Men gode prognoser kommer ikke gratis. De forutsetter at ledelsen faktisk tenker fremover, og at systemene og prosessene rundt er bygget for det.  

Tre prinsipper for usynlig og robust styring 

For å flytte blikket fra bakspeilet til veien foran, holder det ikke å legge til en kolonne kalt «prognose» i Excel. Tre ting må på plass. 

• Det første: mandat før system. Kjøper du et styringssystem før du vet hva du vil ha ut av det, får du bare et dyrt verktøy som speiler forvirringen du allerede hadde. Per snakker om en kongstanke, en overordnet idé om hva virksomhetsstyringen skal tjene til. Først når den er på plass, kan dere avklare hva dere skal styre på og hvordan tallene henger sammen.
  
  
• Det andre: bygg styringen på prosess, ikke på organisasjonskartet. Mange må bygge om hele rapportstrukturen hver gang de flytter et par bokser i organisasjonskartet. Arbeidstilsynet har vært gjennom to omorganiseringer på kort tid uten å måtte justere styringsstrukturen nevneverdig. Grunnen er at de bygde styringen rundt kjerneprosesser i stedet for organisasjonsenheter (kostnadssteder). Tallene står seg, historikken bevares, og de kan fortsatt sammenligne år for år. 
  
  
• Det tredje: automatiser bort usikkerhetsmomentet. Manuelle regneark som flyttes mellom avdelinger måned etter måned er en risiko de fleste undervurderer. Du er én sykmelding eller én tastefeil unna at grunnlaget vakler. Per har selv kjent det på kroppen. Fra 2018 til de var på lufta i 2022 med nytt system gjorde han mye av dataflyten manuelt hver måned, og innrømmer at han jobbet altfor mye. Kort sagt et regneark-mareritt. Men når økonomidata, produksjonsdata og måltall automatisk kobles sammen, snur det. Da får du det Per kaller selve drømmen: tall du kan fatte beslutninger på uten å dobbeltsjekke styringsinformasjonen først. 

Det beste tegnet er stillhet 

Det er lett å tro at bedre virksomhetsstyring betyr mer kontroll, flere skjemaer og hyppigere rapportering. Som regel er det motsatt. 

Når styringen fungerer som en usynlig infrastruktur i bakgrunnen, slutter ledelsen å bruke tid på å diskutere om tallene stemmer, eller å forklare hvorfor fjoråret ble som det ble. I stedet frigjøres tiden til å diskutere de strategiske valgene som former fremtiden. 

Kanskje er det beste tegnet på at du har lyktes med styringen, at ingen i ledergruppen lenger snakker om virksomhetsstyring. De bare styrer. 

Dette er en samtale jeg skulle ønske flere ledere tok seg tid til. Det er derfor vi lagde en hel episode om det. Vi snakker blant annet om hvorfor Arbeidstilsynet planlegger helt frem mot 2028 og ikke bare for inneværende og neste år, hva overgangen til de nye statlige regnskapsstandarden SRS betyr i praksis, og hvordan de har tatt i bruk OKR i en ny utviklingsavdeling. Du finner episoden nederst.