Hvordan Innovasjon Norge forbedret Unit4 Web med Web Screen Configurator
En mer effektiv og brukervennlig hverdan i Unit 4 Web
Etter mer enn 20 år med Unit4 opplevde Innovasjon Norge økende forventninger fra brukerne til hvordan systemet burde fungere i praksis. Selv om Unit4 Web ga tydelige fordeler, støttet ikke flere av skjermbildene arbeidsprosessene slik brukerne trengte. Standardinnstillingene ga begrenset rom for tilpasning, noe som resulterte i uoversiktlige skjermbilder, for mange valg og økt risiko for feil.
For regnskapsmiljøet bidro dette til å forsinke overgangen fra desktop client til web. Innovasjon Norge hadde behov for større kontroll over hvordan skjermbildene fungerte, uten å endre kjernelogikken i Unit4 eller etablere omfattende spesialtilpasninger. Ved å ta i bruk Web Screen Configurator fra Arribatec har Innovasjon Norge kunnet flytte standard regnskapsrutiner fra desktop til web, samtidig som de har styrket kvalitet, effektivitet og brukeropplevelse, både innen økonomi og regnskap og for sluttbrukere i hele organisasjonen.
Hvorfor Innovasjon Norge valgte Web Screen Configurator.
Web Screen Configurator (WSC) for Unit4 fra Arribatec ga Innovasjon Norge den fleksibiliteten de manglet. Løsningen gjorde det mulig å tilpasse skjermbilder utover standardinnstillingene og forme dem i tråd med faktiske arbeidsprosesser.
Med WSC forbedret teamet både struktur og funksjonalitet på en rekke skjermbilder. De optimaliserte bredde og høyde for bedre plassutnyttelse og integrerte relevant informasjon fra andre skjermbilder direkte i brukerens arbeidsbilde. Felt ble definert som redigerbare eller låste basert på kontekst, valglister ble begrenset til relevante alternativer, og varsler og sperrer ble etablert for å forhindre feilregistreringer.
I flere tilfeller bidro endringene også til å rette opp svakheter i standard Unit4-skjermbilder som tidligere skapte usikkerhet eller feil. For brukerne innebar dette en mer forutsigbar og trygg arbeidshverdag i systemet.
Et sentralt poeng var at Innovasjon Norge kunne gjennomføre arbeidet selv. Løsningen leveres med tydelig dokumentasjon og konkrete eksempler. Etter én dags opplæring fra Arribatec kunne det interne teamet arbeide selvstendig. I dag er mer enn 30 skjermbilder forbedret, ofte med flere målrettede justeringer per skjermbilde.
Praktiske forbedringer med tydelig effekt
Invoice approval (TFI004)
Skjermbildet for fakturagodkjenning ble videreutviklet for å gi klarere veiledning. Tilleggsinformasjon ble gjort tilgjengelig, og brukere blir nå automatisk hindret fra å godkjenne fakturaer dersom det foreligger feil.
For kontraktsleverandører vises kun kontrakter knyttet til den aktuelle leverandøren, selv i et system med over 400 kontrakter. Dersom ingen kontrakt finnes, skjules kontraktsfeltet automatisk.
Sales order and invoicing (TSO011)
Flere automatiserte funksjoner ble lagt til i skjermbildet for salgsordre. Nye felt gjør det enklere for regnskapsmedarbeidere å håndtere periodisering av inntekter, inkludert situasjoner der startperiode avviker fra faktureringsperiode.
Maintetance electronic invoices (TEIN001)
Dette skjermbildet ble optimalisert for behandling av skannede fakturaer, der tolket data ofte inneholder feil. Endringene gjør det enklere å korrigere informasjon raskt og reduserer behovet for manuell oppfølging.
En av de mest betydelige gevinstene for Innovasjon Norge var hvor raskt de oppnådde effekt. Som Bernt Vemøy, Spesialrådgiver Virksomhetsstyring og økonomi i Innovasjon Norge, sier: «Den tydelige dokumentasjonen og de godt forklarte eksemplene gjorde at vi raskt kunne hente ut verdi av Web Screen Configurator. Flere av eksemplene kunne tas i bruk direkte og ga umiddelbar effekt, uten behov for eksterne konsulenter.»
Gjennom bruk av Web Screen Configurator har Innovasjon Norge tilpasset Unit4 Web til reelle brukerbehov. Resultatet er en løsning som oppleves mer oversiktlig, trygg og intuitiv, og som legger til rette for en effektiv og smidig overgang fra desktop til web i hele organisasjonen.
